Ordlista - Personalekonomi

Personalekonomi - hur du ska tänka

Dina medarbetare är en resurs du förfogar över. Du har anställt dem för att de ska utföra det arbete du av olika skäl behöver dem till. I utbyte betalar du ut lön. Men dina kostnader för medarbetarna är inte bara deras lön. Dina medarbetare kostar att rekrytera och utbilda. De har förmåner och behöver förbättringar i arbetsmiljön. De blir sjuka, föder barn, tar semester, kommer för sent, går för tidigt, vill ha tjänstebil, surfar och använder mobiltelefonen privat. Dessutom kostar det pengar när de slutar.

7 skäl att tänka personalekonomiskt
1. När du fattar beslut om rekrytering, avveckling, arbetsmiljösatsningar eller utbildning kan kostnaderna för detta vara stora. Mycket större än de flesta andra materiella investeringar du gör. Det gäller därför att du verkligen kan visa att du gör lönsamma investeringar och kan motivera dem ekonomiskt. Om du väljer att t.ex. fatta ett avvecklings-/rekryteringsbeslut på intuition istället för på ett rejält beslutsunderlag riskerar du att dra på dig osynliga kostnader du helt tappar kontroll över.

2. Du kan ifrågasätta om det verkligen går att räkna på människor. Om inte resultatet blir alltför osäkra kalkyler med tanke på att människorna du räknar på måste bete sig som du tänkt när du räknar. Visst finns det alltid en osäkerhetsfaktor när du kalkylerar. Men du kan ändå använda personalekonomiska beräkningar för att minimera ekonomiska risker. Dessutom är inte dina personalekonomiska beräkningar mer osäkra än dina beräkningar av försäljningsbudget eller vinstutveckling. Inte ens en kalkyl på inköpta maskiner är mer säkra. Vad du än kalkylerar på inbegriper antaganden om människors beteenden. Marknaden, maskinisten, försäljarna och konkurrenterna är, består av eller är styrda av människor.

3. Du kan använda personalekonomiska beräkningar som underlag för argumentation när du fattar olika beslut eller vill få andra att förstå dina handlingar. Ekonomiska argument är i vissa kretsar de enda argument som godtas. Har du en styrelse, en företagsledning eller en chef ovanför dig är de oftast bara intresserade av siffror. Du kan dessutom lära dina anställda att resonera i siffror på samma sätt för att göra dem medvetna om vad deras önskemål kostar och därför bör generera tillbaka.

4. Du bör räkna ut värdet av olika insatser i din arbetsmiljö. När du gör efterfrågade inköp som ska förbättra dina medarbetares välbefinnande och prestationsförmåga gäller det att du inte tar större kostnader än dem du kan räkna hem.

5. På en hårt konkurrensutsatt arbetsmarknad är det nödvändigt att kunna räkna på både verkliga kostnader och verkliga intäkter du har av dina medarbetare. Du måste kunna ställa olika priser på medarbetare mot olika arbetsinsatser och anpassa din rekrytering till din förmåga att kunna betala lön till dem du anställer. Om du redan på förhand ser att du inte kommer att kunna nå lönsamhet kan du ändra din personalstrategi.

6. Du kan jämföra dina kostnader för personal med andra företag och se om du ligger under eller över det normala. Till hjälp använder du olika nyckeltal. Ett exempel på nyckeltal: I Sverige satsas i genomsnitt 1-4 % av företagens lönesummor på utbildning. Hur mycket satsar du? Varför just så mycket? Flera exempel: För korttidsfrånvaro är 6 % genomsnitt i Sverige. Normalt för personalomsättning är 5-10 % av arbetsstyrkan per år. Hur är det hos dig?

7. Du kan också jämföra de olika resultat som den personalekonomiska forskningen kommer fram till med din egen verksamhet. Exempel: Det finns ett konstaterat samband mellan utbildningssatsning och vinst. Ledande företag i Sverige satsar mer på utbildning än andra. Borde du kanske satsa mer på utbildning? Hur borde den utbildningssatsningen då se ut? Ett annat exempel: ditt ledarskap, företagets organisationsform och din styrning påverkar dina medarbetares motivation. Motivation påverkar prestation, vilket i sin tur påverkar nettomarginalen.