Frågespalt

Doris Dahlin svarar på dina frågor om utvecklingssamtal.

Frågor och svar:

1. Jag har för första gången fått ett jobb som chef och tycker det där med utvecklingssamtal är svårt. Jag har fått blanketter med frågor från min personalavdelning, men är det något särskilt man ska tänka på annars? klicka här

2. En av mina medarbetare är 55 år men beter sig som om han var 5. klicka här

3. Vi har ännu en omorganisation just nu och som vanligt är det omöjligt att hinna allt som behöver göras inför det. Vanligen har jag utvecklingssamtal 1 gång om året, men är det inte lämpligt att skjuta upp dessa just nu? klicka här

4. Jag har i fem års tid haft utvecklingssamtal med en person som jag får dra varje ord ur. Nu ger jag snart upp. Uppenbarligen vill karln varken ha utvecklingssamtal eller prata med mig. Det kanske vore bättre att han slapp ha dem? Kan jag befria honom från dem? Vad tycker du? klicka här

5. Jag gör som man ska dvs. förbereder mig! Jag lägger ned många timmar på att förbereda samtalen med varje person. Sedan kommer de flesta i min grupp dit och är inte förberedda alls. Nu börjar jag ilskna till. Det är väl ingen idé att jag förbereder mig så här när de inte gör ett enda dugg. Har lust att göra likadant själv så får de se hur det är. Har du något annat råd? klicka här

Fråga 1.

Jag har för första gången fått ett jobb som chef och tycker det där med utvecklingssamtal är svårt. Jag har fått blanketter med frågor från min personalavdelning, men är det något särskilt man ska tänka på annars? Bara det allra viktigaste tack! Jag är rätt nervös inför det här och orkar inte hålla reda på för många saker...
Anna, nybliven chef

Svar:

Visst är det en del allmänna saker att tänka på! Klokt av dig att ta reda på mer i förväg! Det spar dig en hel del onödiga missar som kan ställa till trassel senare. Tänk på det här:

Du behöver förbereda dig om samtalet ska bli bra, avsätt tid i almanackan för att tänka genom vad du ska säga till varje person. Och obs! Det är tillåtet och bra med stödanteckningar före samtalet, så att du vet att du får med det viktigaste.
Det är viktigt med en neutral samtalsplats, ni ska inte vara på ditt eller din medarbetares rum. Det ska också vara en plats där ni inte blir störda av telefoner eller folk som kommer in. Därför är det förstås extra viktigt att du har din egen telefon avstängd.
Våga kritisera när det behövs! Gör det konstruktivt.
Kom ihåg att ge beröm och uppskattning.
Diskutera tillsammans målen för din grupp och för den du talar med, gör klart vilka krav och förväntningar du har på personen, men fråga också efter deras på dig!

Lycka till! Du kommer att tycka att det är kul och ha mycken nytta av dem när du väl fått till samtalen som du vill!

Hela bilden av hur du lyckas med dina utvecklingssamtal och medarbetarsamtal får du i Doris bok 100 sidor om hur du gör utvecklingssamtalen till något att se fram emot.

Ta mig tillbaka till frågorna, klicka här

Fråga 2.

En av mina medarbetare är 55 år men beter sig som om han var 5. Första gången jag hörde honom skrika och bete sig så blev jag helt chockad och trodde inte det var sant. Ärligt talat blev jag lite rädd också, inte så att han var hotfull eller så, men det där otroliga utbrottet skrämde mig verkligen, även om det den gången inte var riktat direkt mot mig. Men nu senare har också jag råkat ut för det, vid det senaste utvecklingssamtalet, då jag sa nej till några saker han föreslog.
Carina

Svar:

Ja tyvärr är det nog just det som är meningen - att du ska bli rädd och att du inte ska säga nej till saker han vill ha... Det beteende du beskriver, finns ofta hos en person som inte har lärt sig att kontrollera sin ilska och hantera den konstruktivt, utan som i stället lärt sig att det lönar sig med den här typen av beteende. Visa därför att du inte är rädd - förbered dig mentalt på hur du ska göra, vad du ska säga. Visa att det aggressiva beteendet får konsekvenser. Varje gång personen beter sig på ett aggressivt och/eller störande sätt, ta honom åt sidan för så snabb återkoppling som möjligt (men var noga med att ge den i enrum). Var tydlig med att beteendet får konsekvenser och att du inte accepterar ett sådant beteende på arbetsplatsen. Var mycket noga med att inte ge personen några speciella favörer för att du vill undvika utbrott, det är ganska vanligt, men förstärker naturligtvis ett sådant beteende. Gör det här redan före utvecklingssamtalet, så att du låter honom träna på nya sätt att hantera ilska. Under samtalet, avbryt utbrott och säg ifrån att du vill att ni samtalar på ett lugnt och sansat sätt. Får du inte personen att lyssna på det (men det är ovanligt!) så avbryt i värsta fall hela utvecklingssamtalet och säg ifrån, sätt gränser och ge konstruktiv kritik när personen lugnat sig. För allas - hans, gruppens och ditt - bästa, är det betydelsefullt att han inte får styra dig och gruppen med sitt humör.

Hela bilden av hur du lyckas med dina utvecklingssamtal och medarbetarsamtal får du i Doris bok 100 sidor om hur du gör utvecklingssamtalen till något att se fram emot.

Ta mig tillbaka till frågorna, klicka här

Fråga 3.

Vi har ännu en omorganisation just nu och som vanligt är det omöjligt att hinna allt som behöver göras inför det. Vanligen har jag utvecklingssamtal 1 gång om året, men är det inte lämpligt att skjuta upp dessa just nu? Det skulle ju ge mig mer tid för att arbeta med omorganisationen och det känns ju inte heller så meningsfullt när det är så många förändringar
Göran, luttrad avdelningschef

Svar:

Sorry! Det är inget bra läge att skjuta upp dina samtal. Visst kan det kännas frestande, men en omorganisation är ett bra tillfälle att lägga lite extra krut på dina samtal. Genom det får du stor draghjälp. Vid de här utvecklingssamtalen behöver du påminna om syftet med förändringen. Varför gör ni den här omorganisationen? Genom att förklara det kan du skapa en bättre motivation för förändringsarbetet, men det kräver förstås också att du som chef själv först tänkt igenom saken ordentligt... Din roll som chef och ledare är nu ännu viktigare än annars. När saker ändras måste ledningen vara tydlig, annars sprids förvirringen och osäkerheten. Vid sådana här utvecklingssamtal är det också ännu viktigare än annars att lyssna. Tala bland annat om de här punkterna:

Hur mycket berör den här förändringen personen som sitter mittemot dig?
Hur reagerar din medarbetare på det du sagt?
Bekräfta att du hört och visa att du respekterar vad personen sagt (oavsett vad du tycker om innehållet) och förmedla vad som är möjligt att göra.
Svara på alla frågor. När du inte vet svaret eller av olika skäl inte kan prata om det, tala om när du återkommer.
Vad kommer att hända? Var så konkret som möjligt.
När kommer de olika sakerna att ske?
Erbjud stöd i form av till exempel utbildning, stödpersoner, studiebesök, prova-på-uppgifter eller vad som behövs och är möjligt utifrån den förändring som ska göras.
Fråga hur medarbetaren ser på det här.
Kom överens om vad som behöver göras och hur ni ska följa upp det.
Om det är en större förändring för din medarbetare, erbjud personen att tänka genom vad ni talat om och föreslå att ni fortsätter diskussionen senare.

Hela bilden av hur du lyckas med dina utvecklingssamtal och medarbetarsamtal får du i Doris bok 100 sidor om hur du gör utvecklingssamtalen till något att se fram emot.

Ta mig tillbaka till frågorna, klicka här

Fråga 4.

Jag har i fem års tid haft utvecklingssamtal med en person som jag får dra varje ord ur. Nu ger jag snart upp. Uppenbarligen vill karln varken ha utvecklingssamtal eller prata med mig. Det kanske vore bättre att han slapp ha dem? Kan jag befria honom från dem? Vad tycker du?
Marit mellanchef

Svar:

Hej Marit, nu kommer du tyvärr att få ett svar som jag tror att du inte vill ha…Nej du kan inte befria honom från dem. Det skulle säkert kännas befriande för dig -men inte för honom. Dessutom skulle det bara vara befriande för dig just då men jag befarar att det skulle ställa till en hel del trassel för dig framöver i din ledarroll.

Med uppföljande frågor (inte bara de som finns i dina blanketter) hjälper du honom att komma igång, prova att ställa berättarfrågor till honom, som "berätta lite om hur…." Men var inte för otålig, en tystlåten person behöver oftast ha tid att tänka efter innan han svarar på din fråga. Våga låta det vara tyst en stund, ge honom den tid han behöver. Ni är helt enkelt olika. Troligen tänker han och lyssnar mycket, medan du kanske är en snabb person som redan hunnit till fjärde frågan medan han fortfarande tänker på den första. När en tystlåten person väl pratar så är det han säger ofta genomtänkt, och han kan vara en mycket god analytiker. Försök uppmuntra honom till dialog genom att ställa många frågor.

Får du väl igång honom, så kan det här vara den person du nästa år längtar efter att ha utvecklingssamtal med, för här har du troligen någon som har mycken information att ge dig!

Hela bilden av hur du lyckas med dina utvecklingssamtal och medarbetarsamtal får du i Doris bok 100 sidor om hur du gör utvecklingssamtalen till något att se fram emot.

Ta mig tillbaka till frågorna, klicka här

Fråga 5.

Jag gör som man ska dvs. förbereder mig! Jag lägger ned många timmar på att förbereda samtalen med varje person. Sedan kommer de flesta i min grupp dit och är inte förberedda alls. Nu börjar jag ilskna till. Det är väl ingen idé att jag förbereder mig så här när de inte gör ett enda dugg. Har lust att göra likadant själv så får de se hur det är. Har du något annat råd?
Peter

Svar:

Hej Peter, jag förstår att du tröttnat på det. Båda parter har ju ett ansvar för att förbereda sig och det blir naturligtvis trist för dig när de inte gör det. Inte är det ju heller bra för verksamheten. Men å andra sidan är det du som chef som till stor del kan styra hur mycket de förbereder sig, så du har faktiskt världens chans.

Först av allt, sorgligt nog så reagerar de flesta av oss på morot och på piska! Moroten är förstås; vilken belöning får jag som förberett mig? Och vilken bestraffning får den som inte gjort det? Det där med att du inte förbereder dig är ju också en slags bestraffning, men tyvärr inte en som inte brukar fungera så bra. Den som brukar ge resultat är däremot att tydligt sätta gränser och öppet tala om din reaktion och dina krav. I det här fallet innebär det att du ska fråga och ta reda på varför personen inte förberett sig. Säg tydligt till att du inte är nöjd och att du förväntar dig en förbättring nästa samtal, samt att ni då ska följa upp hur det gått. Det ska vara besvärligt att inte förbereda sig.

Ge lika tydlig uppskattning och beröm till den som förberett sig väl. Tala om att du tycker det är värdefullt och på vilket sätt det är det. Tacka speciellt för det.

Förbered dessutom samtliga medarbetare på ett personalmöte, om vikten av att de förbereder sig. Påminn dem i god tid om att syftet med samtalen är att se över både arbetsglädje, motivation och resultat, hur bra ni arbetar mot era mål. Säg att du vill att de alla ser genom vilka frågor som finns i den blankett ni använder och att de sedan också tänker över om det är något ytterligare de vill ta upp på samtalet.

Lämna vid det tillfället över en blankett med de frågor du vill att de tänker genom.

Hoppas du får roligare utvecklingssamtal nästa gång. Det tror jag!

Dela det här: