8 tips om hur du spar tid på utgående samtal

Ok, nu ska vi prata om en annan tidstjuv som äter timmar för många varje dag. Här är dina tips om hur du får de utgående samtalen att bli effektivare:


1. Varför ringer du?
De flesta telefonsamtal blir för långa. Om du redan har syftet klart för dig när du ringer så kommer samtalet bli mycket effektivare. Skriv ner några punkter som ska avhandlas och vad ditt mål med samtalet är. Den känsliga balansen här är att avgöra vad telefonsamtalet är. Pratar du med en leverantör som du redan känner så kanske det är bättre att skicka ett e-postmeddelande än att ringa. Är det en kund som du inte känner så bra än kan det vara viktigt att de känner att du ger din tid till dem.

2. Vem ringer du?
Vilka behov har den här personen? Ställ mottagarens behov mot din punktlista och se till att de möts på ett bra sätt.

3. Börja rätt.
Fråga den du pratar med om de har tid. Det är det första du ska göra när du får tag i den du ringer. Alla jag jobbar med är lika upptagna som jag och det är viktigt att de inte sitter med andra saker när jag ringer, för båda parters skull förstås.

4. Var uppmärksam och se till att din ton är rätt
Det smartaste sättet att få fart på den du ringer är att ställa frågor som de inte kan svara ja eller nej på. ”Är du nöjd med din nuvarande leverantör?” är fel. ”Vad fungerar bra idag med den leverantör ni har?” är rätt. Det här med uppmärksamhet är viktigt såklart. Du har säkert själv fått massor av samtal från folk som uppenbarligen gör annat medan de pratar i telefonen med dig. De kanske kollar e-posten, äter något eller prasslar med papper vid sidan av. Tråkigt. Bli inte en sådan.
Ex från rivstart där en säljare ringer och säger hm hm hela tiden.

5. Undvik att bli manisk på att få tag i en person (kände du igen dig?).
Det blir du när du ringer var femte minut för att du bara måste ha tag i personen NU (oftast beroende på att det är det enda på ditt bord just nu). Se till att ha andra saker att göra. Det kanske räcker med att du har spelat in ETT meddelande.

6. Schemalägg alla dina utgående samtal till ett block under dagen om det är möjligt. Det här är otroligt viktigt för att du ska vinna tid. De flesta av oss är inte bra på att ha splittrade uppgifter och förlorar massor av tid på att hoppa mellan olika uppgifter. Om du har ett tiotal samtal att ringa – är det smart att göra dem under en eller två timmars tid istället för att ringa två samtal här och där under dagen. Skapa helt enkelt telefontid.

7. Boka tid.
Om det är möjligt i din värld – försök att boka in tider när du ska ringa folk så att du vet att de är på plats. Det sparar inte bara tid på att du faktiskt får tag i den du söker – han/hon är också förberedd att diskutera det ni kommit överens om.

8. När du avslutar ett samtal:
Repetera vad ni kommit fram till och/eller överens om. Repetera datum, tider och plats och hur den du pratar med kan nå dig om något skulle förändras.