35 tips om att ha effektiva och smarta möten

Möten kostar pengar och möten som inte leder någon vart är latmaskarnas favoritsysselsättning. Inte din.

Du ska få tips om hur du skapar möten som motiverar kostnaden för dem.

35 tips som hjälper dig att ha effektiva, smarta möten


1. Kalla bara till möte när det är absolut nödvändigt för att uppnå något. Undersök alla alternativ innan du bestämmer dig för ett möte. Möten stjäl tid och i många fall dödar de också lust.

2. Håll alla möten korta. De flesta chefer vi pratat med säger att minst hälften av mötestiden är meningslös. Sätt som mål att alla möten ska kortas till hälften.

3. Stå upp under möten. Det gör den engelska drottningen för att slippa bli sittande med pladderkvarnar.

4. Skriv ner syftet med mötet och när det ska avslutas på en tavla innan mötesdeltagarna har kommit. Det gör mötet fokuserat och tar bort stress som ofta annars kan orsakas av förlängda möten.

5. Om du leder mötet, sitt på kortsidan så att du kan styra flödet.

6. Skippa rutinmöten helt och hållet. Håll inte möten bara för att det är torsdag och för att ni ”ska” ha torsdagsmöten.

7. Om du kan åstadkomma samma sak per telefon eller e-post – gör det.

8. Slå ihop flera möten till ett enda och bjud in deltagare att komma när det som gäller dem specifikt ska avhandlas.

9. Gör det till ett personligt mål att ha färre möten ansikte mot ansikte redan idag. Skälet är att de oftast inte behövs och att de har en tendens till att bara dra ut på tiden. Den tid du får över varje dag kan du istället använda till att träffa din fru/man/barn eller dina vänner.

10. Alla möten som du deltar i ska ha en skriven agenda som svarar på uppenbara frågor: ”Varför investerar jag tid i det här mötet”? ”Hur långt är mötet”? ”Vilka ska vara med”? och ”Vad förväntar de sig”?

11. Om mötet inte startar i tid, ta ansvar och säg: ”Nu är klockan nio och nu sätter vi igång”.

12. Bjud bara in deltagare som har något att bidra med på mötet. Det ska inte vara några slappgökar, inget kaffedrickande eller ”ett bra skäl att slippa jobba-personer” på mötet.

13. Överväg att låta folk gå från mötet när frågor som inte rör dem kommer upp och allt är klart för deras del.

14. Om du blir ombedd att delta i någon annans möte, prata med den som håller i mötet och föreslå att du kan vara med under den del som rör just dig. När du är klar med din medverkan, så är det dags att lämna mötet. Det är helt absurt hur mycket tid det slösas med i Sverige när människor som inte har med saken att göra ändå sitter hela mötet ut för att det ”bara brukar vara så”.

15. Boka in mötet på en annorlunda tid. Varför inte 9.38? Det kommer folk att komma ihåg och dessutom får ni ett halvtimmesmöte avklarat på 22 minuter.

16. Möten är investeringar, inget annat. Man glömmer gärna att det faktiskt handlar arbetstid för ett antal personer och att det är dyrbar tid som tickar på för varje minut.

17. Oftast är det bäst att hålla möten tidigt på morgonen eftersom personalen är piggare innan dagens utmaningar kommer. Sannolikheten att folk kommer i tid är också större.

18. Upprepa inte det som avhandlats för dem som kommer sent till ett möte. Strunta i dem och fortsätt vidare på agendan. Om du drar upp det som ni redan har pratat om en gång till, belönar du dem som inte kommer försent och bestraffar dem som kommer i tid.

19. Ta upp det viktigaste först på varje möte. Även om inget annat resulterar i något, så ser du åtminstone till att det viktigaste blir gjort och prioriterat.

20. Sätt en tidsgräns för hur länge folk får prata. En stor tidstjuv på möten är folk som till varje pris försöker vinna ett redan förlorat slag.

21. Servera inte frukost och håll möte på samma gång. Wienerbröd har aldrig bidragit till att höja produktiviteten på ett möte. Om mötet startar klockan nio, servera frukost halv nio.

22. Om mötet hålls under en lunch är det bättre att prata om generella saker som inte kräver så stort fokus. Det är bättre att ta en halvtimmes lunchrast än att försöka behålla allas uppmärksamhet på viktiga saker medan de äter. Lunchmöten är bra för att hålla relationer levande, inte för att diskutera viktiga saker.

23. Lägg ansvaret för tiden på den person som kommer sist. Ska vi slå vad om att han/hon kommer i tid nästa gång?

24. Använd ett spiralblock och skriv ner allt det viktiga som kommit fram under mötet. Det hjälper dig att snabbt komma ikapp på nästa möte som hålls om samma sak.

25. Använd blädderblock eller en Whiteboardtavla för att se till så att mötet har rätt inriktning och att du kan skriva upp vem som blir ansvarig för vad. På det sättet kan ingen missuppfatta sina ansvarsområden.

26. Innan du lämnar mötet, utgå inte från att något konkret har bestämts. Halva Sveriges mötesdeltagare utgår från att det var si eller så. Alla kommer inte att veta vilket nästa steg är och vilken deras roll är i det hela. Sammanfatta och dela ut ansvaret till dem det berör och förklara vad som ska göras och hur resultaten ska redovisas.

27. Avsluta mötet i tid, men helst ännu tidigare. I samma ögonblick som du drar över utsatt tid, så börjar stressnivån att höjas i rummet och uppmärksamheten falnar. Alla gillar den trevliga överraskningen att få sluta tidigare.

28. Organisera. Ring varje deltagare dagen innan mötet och få bekräftat att de kommer. Vid första anblicken verkar det här vara slöseri med tid eftersom det borde vara deltagarnas eget ansvar att hålla reda på såna saker, men det är smart eftersom folk påminns om vad som är på gång och då också förbreder sig bättre.

29. Lägg inte ner tid på att lösa tusenkronorsproblem på möten när mötet i sig kanske kostar tiotusen. Fokusera på riktiga problem.

30. Mötet är egentligen inte över förrän allt som har avhandlats också har utförts. Glöm inte det.
Många företag använder möten som ett sätt att jobba, men glömmer att jobba.

31. Lämna aldrig ett möte undrande över varför du varit med på det. Om inte målen för mötet blev behandlade och förflyttade minst ett steg framåt, fundera över vad du kan göra nästa gång, så att inte det mötet också slutar på samma sätt.

32. Distribuera gärna förarbete till deltagare som kan redovisas på mötet, så att inte alla behöver undersöka samma sak.

33. Innan du lämnar mötet, skapa en plan för vad som ska hända med alla beslut som fattats.

34. Kontrollera dominerande deltagare, så att de inte helt tar över och vägrar lyssnar på andras synpunkter. Har inte du också genomlidit möten där bara en babbelkvarn pratar och pratar om det vi redan vet att han/hon tycker och som vägrat släppa in någon annan person i diskussionen eller lyssna på andras åsikt?

35. Möten utan speciella mål tenderar att nå mål som inte heller är speciella.

En viktig sak till!
Alla smarta företagare och säljare jagar konstant ny inspiration för att komma vidare. I nedanstående storsäljare som numera är en klassiker får du hela 444 smarta tips om allt som rör tjänsteförsäljning. Och det går fort att ta till sig innehållet och omvandla det till något praktiskt att göra. Läsarna älskar den här boken.