Introduktion av nyanställda - så gör du

När din nya medarbetare till slut börjar följer en tidsperiod där han/hon vanligtvis ska lära sig en mängd nya saker och komma in i ett nytt socialt sammanhang. Han/hon är säkert extra motiverad att arbeta och åstadkomma saker och det ska du utnyttja på ett positivt sätt. Det gäller att snabbt komma på rätt väg.

Här börjar också dina uppgifter som ledare på allvar. Du ska från och med nu leda en annan persons arbete och professionella utveckling. Dessutom ska du samtidigt utvärdera personen ifråga, så att du senare kan fatta beslut om tillsvidareanställning eller inte.

Vad du ska lägga mest tid på varierar beroende på arbetsuppgifter och vem du anställt, men normalt sett behövs en period där du är extra noga med att få personen att känna sig välkommen, samtidigt som du introducerar honom/henne i den nya arbetsmiljön. Din nya medarbetare behöver hjälp med det han/hon inte kan veta om innan, på grund av att det är en helt ny arbetsplats. Resten ska han/hon förhoppningsvis kunna bidra mer med själv.


Introducera

1. När din nya medarbetare kommer till sin arbetsplats har du sett till att allt han/hon behöver för att göra jobbet finns där. Behövs det en dator så ska den vara körklar. Krävs det ett skrivbord ska det vara uppställt. Samma sak gäller för arbetskläder, verktyg och allt annat som krävs för att arbetet ska komma igång. Fungerar inte allt direkt sänder det helt fel signaler om hur man gör saker hos dig.

2. Det är bra om du är beredd på att lägga allt annat åt sidan första dagen. Du behöver du vara helt tillgänglig för att kunna överlämna arbetsuppgifter, svara på frågor och berätta viktiga saker. Tänk på att du skapar ett första intryck av hur arbetsdagarna är på ditt företag. Fokus på arbetsuppgifterna, inga frågor är för dumma och du finns till hands för att svara på dem.

3. När de viktigaste praktiska frågorna är lösta sätter ni er i ett första möte. Ta upp arbetsbeskrivningen igen och stäm av om det finns några funderingar innan ni sätter igång på allvar. Gör bilden glasklar. Uppmuntra medarbetaren att aktivt använda dig för att snabbt sätta sig in i arbetet. Berätta om hur du har tänkt att introduktionen ska gå till.

4. När det gått en vecka kan du ta en ny genomgång med medarbetaren där du sätter upp mål för introduktionen. Ni har arbetsbeskrivningen som visar vad arbetet handlar om, men du behöver också kortare avstämningspunkter under introduktionen. Du ska ju avgöra om det blir en fortsättning innan provanställningen är över. Gör upp en gemensam plan för vad ni tycker att ni ska kunna förvänta er innan prövotiden är ute. Ta arbetsbeskrivningen till hjälp och sätt upp tydliga mål och exakta tidsangivelser. Gör väl avvägda, realistiska bedömningar. För tuffa mål kan skapa dåliga prestationer. Samtidigt får du inte missa tillfället att se vad medarbetaren går för. Du kan presentera målen för vad du tycker är en godkänd prestation och tillägga att det är positivt om de överträffas. Det borde sporra.

5. Under de första tre veckorna håller du många korta avstämningsmöten. Varje dag om det behövs. Det behövs både formella möten där ni diskuterar arbetsuppgifter och mål, men också möten för att se att allt är bra på mer personliga plan. Den första tiden är extra viktigt. Medarbetarens uppfattning om arbetsplatsen formas. Hans/hennes tolkning och förståelse av allt som händer där växer fram. Det är därför det är bra om du hela tiden finns tillgänglig och kan vara med och påverka den tolkningen och förståelsen.

6. Om arbetet ifråga innebär kundkontakter är det viktigt att planera hur introduktionen av dem ska går till. Dina kunder kan bli glada av att du förstärker, men inte om de blir överraskade på fel sätt. De vill säkert ha samma behandling som tidigare eller bättre. Blir det en tillfällig försämring kan de säkert acceptera det om de får veta att det senare leder till något bättre. Berätta för dem och sätt in din nya medarbetare i relationen ordentligt. Utan stöd i mötet med kunderna kan även starka självförtroenden få sig en törn när det går fel.

7. Vecka fyra till tolv drar du ner dina insatser, förutsatt att du ser att medarbetaren börjar klara sig själv. Du är även i fortsättningen tillgänglig, men inte lika aktiv som tidigare. Sök dig i lugn takt till den nivå som du tänker hålla i framtiden. Vänj medarbetaren på den nivån, det är svårt att ändra nivå när det gått en längre tid.

8. Efter vecka tolv kan du på allvar börja iaktta medarbetarens framsteg och utvecklingsmönster. Du kan stämma av med introduktionsmålen ni satte upp och i vissa skeden gå in och ta reda på varför riktningen blivit lite annorlunda än vad ni tänkt från början. Det är naturligt att tappa bort sig emellanåt, men var öppen för det du ser. Återkommande mönster visar sig oftast snabbt om du är redo att se dem. Använd hela provanställningstiden och förläng den om du inte känner dig övertygad. Gott om tid ger dig bättre marginaler för utvärdering. Om du förlänger måste du formulera en motivering till varför och överlämna den skriftligt. Du kan också korta av provanställningen, men gör det bara om det handlar om en extraordinär prestation och du är rädd för att medarbetaren kan få erbjudanden från annat håll.

9. Var beredd på att det förr eller senare kan komma en svacka i din medarbetares prestationer. Utvecklingen kan stanna av en stund. Han/hon kan drabbas av dåligt självförtroende eller bli utmattad av allt det nya och av sin egen önskan att visa sig duktig. Om du beter dig konsekvent, avdramatiserar och sänker pressen en period så rättar det säkert till sig. Om inte är det sannolikt ett allvarligare tecken på att något inte stämmer. Ta reda på vad.

10. Det är bra om du kan vara sunt självkritisk under tiden du introducerar en ny medarbetare, men tveka inte att fatta svåra beslut om du måste. Vänta inte tills det är för sent. Om din nya medarbetare inte uppfyller dina förväntningar måste du börja med att fråga dig själv om du satt för höga mål eller om du brustit i uppbackningen. Teckna ner händelseförloppet på ett papper där du markerar och beskriver dina insatser. Gör sedan en lista på allt positivt och negativt med medarbetarens prestationer. Använd arbetsbeskrivningen som mall. Om du måste, avbryter du direkt.

11. Är du nöjd med vad du ser? Uppfylls alla mål? När du är övertygad och har bekräftat det du såg under rekryteringen gör du anställningen permanent. Gör det gärna med eftertryck och glöm inte att infria de eventuella löftena om lön och förmåner du kopplat till denna dag.

Nu har du gått från beslutet att rekrytera via arbetsbeskrivning, platsannons och intervjuer till att skriva avtal och introducera. Ditt liv som ledare har just börjat och nu fortsätter arbetet med att leda, utveckla och motivera din medarbetare till goda resultat för er gemensamma framgång.

Tips

Om du gillade den här artikeln kommer du verkligen att tycka om den här konkreta guiden


Vill du ha fler liknande tips en gång i månaden?
Prenumerera gratis på månadsbrevet Chefstipset här:

Vill du bli en ännu bättre chef?
Här får du tips som gör din vardag som chef lättare. Allt ifrån hur du motiverar till kritiserar på rätt sätt - och självklart hur du leder personalen direkt mot målen.

Chefstipset har 24 000 prenumeranter och har funnits i tio år i år.

Det är helt gratis att prenumerera och du kan avsluta prenumerationen när som helst

EXTRA BONUS - som prenumerant är du med i månadsutlottningen av bokpaket från Bokförlaget Redaktionen med böcker för chefer.

Läs vad du får för tips...

Fyll i din e-postadress i rutan