Hur gör man en befattningsbeskrivning?

Att göra en bra befattningsbeskrivning är bland det viktigaste du kan göra som arbetsgivare. Befattningsbeskrivningen är bra till så väldigt många saker.

Det här är bra att använda befattningsbeskrivningen till:

• Det du i första hand ska använda befattningsbeskrivningen till här är som underlag för hela arbetet med att anställa rätt person. Det är befattningsbeskrivningen som hjälper dig att komma ihåg vem du ska anställa och vad du ska titta efter. Den hjälper dig att utforma platsannonsen, ställa rätt frågor i anställningsintervjun och att göra den slutliga bedömningen med fokus på rätt saker. Dessutom ligger den till grund för anställningsavtalet.

• När du anställt visar en bra skriven befattningsbeskrivning vad ni kommit överens om och blir ett perfekt verktyg för att stämma av hur det går med prestationer och målsättningar. Den kan bli helt avgörande för dina beslut att tillsvidareanställa eller avsluta. Hamnar du dessutom i en tvist är det bara att plocka fram befattningsbeskrivningen och se vem av er det är som avviker från era överenskommelser.

• Under ditt dagliga arbete kan du slippa en hel del onödiga diskussioner om du skrivit ner det viktigaste om tjänsten i en befattningsbeskrivning. Då har ni båda svart på vitt om vad medarbetaren ska göra och mot vilka mål han/hon ska jobba.

• Om du ska arbeta med återkommande utvecklingssamtal är det befattningsbeskrivningen i förhållande till vad som faktiskt blir gjort i verkligheten ni har att diskutera. Du ser vart luckorna finns och kan hantera dem med till exempel stöd, utbildning eller hårdare krav.

Prata om bra prestationer och rätt handlingar

En avgörande sak med bra befattningsbeskrivningar är att de handlar om bra prestationer och rätt handlingar. Befattningsbeskrivningen ska alltid tala om hur det går till när jobbet blir gjort. Vilka prestationer och handlingar som är rätt. När du sedan anställer ger befattningsbeskrivningen dig underlag för frågor som tar fram just de prestationer som visar vem som är rätt person.

• Befattningsbeskrivningen säger att kandidaten ska klara X
• Platsannonsen frågar efter den som kan klara X
• I anställningsintervjun frågar du efter exempel på när kandidaten klarade X
• När du bedömer olika kandidater tar du den som bäst har visat sig klara X
• När du han/hon är anställd bedömer du insatsen efter hur han/hon klarar X

Samma resonemang gäller när du vill lyfta fram vilka personlighetsdrag, beteenden och attityder du tycker behövs för att göra jobbet bra. Prata eller tänk på dem i sitt sammanhang och försök ta reda på hur de kommer till uttryck: ”När kunden klagar ska vi alltid hantera det professionellt genom att vara positiva till att de säger ifrån… Målet är att kunden ska bli nöjd med hur vi hanterar klagomålet.” Du får ett helt annat resultat om du istället säger: ”När kunder klagar ska vi alltid hantera det professionellt”. I det andra exemplet får man inte veta hur den rätta handlingen ser ut och då blir det svårare att kontrollera om en kandidat kan visa exempel på hur de klarat att göra det tidigare. Det öppnar också för egna tolkningar av vad som är ”professionell” och det kan bli besvärligt när du väl anställt och inte är nöjd med hur uppgiften sköts.


Åtta frågor som visar vad jobbet handlar om

Innan du kan skriva ihop en realistisk befattningsbeskrivning behöver du samla in ordentligt med information om den kommande arbetssituationen, en så kallad arbetsanalys. Skriv ner vad du kommer fram till när du svarar på de åtta frågorna nedan och gå sedan vidare och gör befattningsbeskrivningen.

1. Vad ska bli gjort?
Svaret är de huvudsakliga arbetsuppgifter din nya medarbetare ska klara. Hur ser arbetsuppgifterna ut? Hur genomför man dem på ett bra sätt? Vilka typiska moment innehåller en typisk arbetsdag? Vilka kritiska moment finns? Tänk på allt som har med själva huvuduppgiften att göra. Tänk på de handlingar och prestationer som krävs.

2. Vilka mål ska nås?
Handlingar och prestationer ska leda någonstans. Vart då? Till vilka resultat? Vilka mål och delmål? Tänk på de handlingar och prestationer som krävs för att klara jobbet och gör dig en tydlig bild av vad de ska resultera i. Avsluta gärna med att fråga dig själv om målen du sätter upp verkligen går att nå.

3. Vilket beteende är bra?
Vissa beteenden, attityder och värderingar är bättre än andra för att klara jobbet. Försök se vad arbetsmiljön kräver. Sätt det du kommer fram till i förhållande till de handlingar och prestationer som ska klara jobbet. Beskriv för dig själv hur de normer, beteenden och värderingar du lyfter fram tar sig uttryck i verkliga arbetssituationer.

4. Hur ser arbetsmiljön ut?
Arbetet din nya medarbetare ska klara äger rum någonstans. Hur ser arbetsplatsen ut? Blir det resor? Blir det på en plats eller ute hos kunder eller i bil? Vad är det för standard på eventuella arbetsredskap? Skapa en beskrivande bild av arbetsmiljön.

5. Hur ser den sociala arbetsmiljön ut?
Varje arbetsplats har alltid människor och relationer att ta hänsyn till. Du är till exempel en av dem din nya medarbetare ska hantera. Vilka andra människor kommer att han/hon att vara i kontakt med? Hur ofta? Vilken betydelse har de? Vilka roller har de? Vilken roll kommer din medarbetare ha? Hur går jargongen? Hur ser de informella och formella rangordningarna ut? Måla upp bilden av din nya medarbetare bland de människor han/hon kommer i kontakt med.

6. Vilka svårigheter finns?
Du kan säkert på rak arm berätta om ett antal av de svårigheter som kommer att möta din nya medarbetare. Det kan gälla allt ifrån små återkommande praktiska problem på arbetsplatsen till svåra kundsituationer som ofta uppstår. Vilka problem finns? Hur kommer de att påverka din nya medarbetare? Vad kan hindra honom/henne från att lyckas? Vad är tillfälligt och vad är återkommande? Återkommande problem kan du gärna se som en del av arbetsuppgiften. Andra löser du själv innan. Det kandidaten ska hantera är det bäst att förbereda på.

7. Hur ser framtiden ut?
När du anställer är det bra om du har en balanserad bild att förmedla om utvecklingen du strävar efter. Hur kommer arbetssituationen för medarbetaren se ut på 1, 2, 3 och 5 års sikt? Hur tänker du dig framtiden för ditt företag? Finns det intressanta möjligheter för en nyanställd? Svaret här kanske kompletterar din bild ytterligare av den du söker. Andra kunskaper och erfarenheter kanske kommer att behövas på relativt kort sikt.

8. Vad är bra med jobbet?
Glöm inte att också gå igenom det som är positivt med jobbet så att du kan göra jobbet attraktivt för den du vill anställa. Gör en lista på det som är bra hos dig jämfört med andra företag och vad som är bra hos dig i största allmänhet. Undersök också om det finns något du kan göra bättre för att bli ännu mer intressant för bra kandidater.

Nu har du materialet du behöver för att göra befattningsbeskrivningen.


Hur du gör en befattningsbeskrivning

Nu ska du skapa det dokument som kan bli din bästa medhjälpare vid både rekrytering och framtida ledarskap. Befattningsbeskrivningen är dina ord riktade till kandidater och framtida medarbetare. Du har här alla möjligheter att beskriva arbetsuppgifter och målsättningar på ett tydligt och positivt sätt som gör rättvisa åt arbetet du vill erbjuda. Eftersom befattningsbeskrivningen lägger grunden även till platsannonsen är det härifrån jobbsökare får sin första upplevelse av företaget och av vad tjänsten innebär.

Gå igenom punkterna nedan och skriv din befattningsbeskrivning.

1. Huvudmål

Sätt fingret på det viktigaste med jobbet och utveckla beskrivningen så att den innehåller befattning, arbetsuppgifter och mål. Bearbeta beskrivningen så att den blir en mening lång och lätt att förstå. Exempel: ”Att vara försäljare på Bolaget betyder att aktivt öka företagets omsättning genom att kontinuerligt och med olika försäljningsinriktade metoder söka upp nya, bearbeta gamla och vårda befintliga kunder.” Rätt mening gör att du aldrig ska behöva vara oense med din medarbetare om vad han/hon i grunden är anställd för att göra på ditt företag.

Om tjänsten innehåller flera olika huvudmål får du skapa flera meningar. Men se då till att det framgår hur mycket och när man gör den ena eller den andra uppgiften.

2. Delmål eller stödmål

Nu ska du vara mer detaljerad än ovan. Du ska tala om vilka steg på vägen som krävs för att nå huvudmålet. Fem delmålsbeskrivningar per huvudmål kan vara lagom. Plocka fram de fem viktigaste momenten du kommit fram till tidigare när du samlade information om arbetet du ville ha gjort. Omformulera dem sedan till en beskrivning på de olika handlingar som leder mot målet. Var detaljerad och konkret, helst så konkret att du kan sätta siffror på vad som ska göras: hur många som ska säljas, hur många som ska ringas, hur många som ska packas o.s.v.

3. Åstadkomma förändringar och förbättringar

Här ska du ta upp det du vill förändra och förbättra. När du anställer behöver du inte nöja dig med att hitta någon som gör jobbet, du kan också passa på att få det gjort ännu bättre. Du kan utveckla ditt företag både kvalitativt och kvantitativt. Det viktiga här är att du är specifik med vad du vill att förändringen ska leda till. Gör ett delmål av själva förändringen enligt ovan.

4. Lösa problem

Det är skillnad på att bli anställd och stöta på problem och att bli anställd för att lösa ett problem. Det senare är planerat, sker öppet och ska kunna hanteras av den som sagt ja till att hantera det. Gör delmål enligt ovan av de problem som du vet kommer, och infoga dem från början som en uppgift i befattningsbeskrivningen.

5. Specialistkunskaper

När du är beroende av vissa specialistkunskaper är det vikigt att du understryker vad det är man ska göra med dem. Hitta formuleringar som är så nära det verkliga arbetet som möjligt. Om du till exempel vill ha avancerade månatliga budgetrapporter i Excel är det precis så du ska beskriva det. Många kan Excel, men inte alla kan göra avancerade budgetrapporter. Samma tillvägagångssätt gäller för alla kunskaper du efterfrågar.

6. Människor och relationer

En arbetsplats ingår alltid i ett socialt sammanhang, även om den kan innehålla få kontakter med andra människor. Beskriv de relationer som finns, vad de innebär och hur de ska hanteras. Ta upp önskvärda beteenden och attityder. Precis som med övriga punkter lyfter du fram rätt handlingar. Att till exempel prata om social kompetens är populärt, men även människor som anses vara sociala katastrofer kan tycka att de är socialt kompetenta. Ge istället konkreta exempel på hur det ska gå till när de önskvärda beteendena och attityderna kommer till användning.

7. Övrigt

Här kan du stoppa in något du inte tidigare tänkt på, men kommer fram till under samtalen med din favoritkandidat. Någon oväntad kompetens du upptäcker att han/hon har och som du kan ha nytta av. Den här punkten är det bra att vara lite försiktig med så att den inte drar iväg för långt från det du tänkt dig med tjänsten från början.





Vill du ha fler liknande tips en gång i månaden?
Prenumerera gratis på månadsbrevet Chefstipset här:

Vill du bli en ännu bättre chef?
Här får du tips som gör din vardag som chef lättare. Allt ifrån hur du motiverar till kritiserar på rätt sätt - och självklart hur du leder personalen direkt mot målen.

Chefstipset har 24 000 prenumeranter och har funnits i tio år i år.

Det är helt gratis att prenumerera och du kan avsluta prenumerationen när som helst

EXTRA BONUS - som prenumerant är du med i månadsutlottningen av bokpaket från Bokförlaget Redaktionen med böcker för chefer.

Läs vad du får för tips...

Fyll i din e-postadress i rutan