Hur fungerar offentlig upphandling?

Alla varor och tjänster som köps in av den offentliga sektorn i Sverige regleras av speciella lagar och regler. Syftet är att alla som vill sälja till den offentliga sektorn ska behandlas lika. Det visste du redan. Men det du kanske inte visste är hur få små företag det är som sätter sig in i och krigar om de här kontrakten. ”Det är för jobbigt”, hör jag kunderna säga. Då brukar jag grina lite illa och säga: ”Ja, visst är det lite jobbigt först, men när du väl fattar hur det fungerar, så kommer det att bli en rutin”.

För så är det. Det handlar bara om att en gång för alla ta dig tid och lära dig vad du ska göra för att få vara med och slåss om offentliga pengar. Andra gör ju det. Faktum är att var fjärde affär som görs i Sverige är en offentlig affär. Offentlig upphandling omsätter varje år femhundra miljarder kronor. Nu snackar vi pengar och en del av dem kan bli dina.

Syftet med att lagar och regler finns för offentlig upphandling är att:
1. Skattebetalarnas pengar ska användas rätt.
2. Det ska inte finnas något som begränsar konkurrensen (mutor till exempel).
3. Det ska vara lättare för företag att göra affärer med den offentliga sektorn.
4. Reglerna ska se till att det företag som säljer de efterfrågade varorna till det mest förmånliga priset vinner.

Du inser ju själv att du också kan vara med här, eller hur? Då är det lämpligt att börja med att du kan lära dig hitta de affärer som ligger på bordet, så att du blir intresserad av det här på riktigt.

Var hittar du upphandlingarna?
Varje myndighet som ska köpa saker måste annonsera om det om det inte handlar om inköp under en viss summa. Du hittar de här annonserna på flera ställen:

I databaser
Det finns flera databaserade tjänster som publicerar aktuella upphandlingar. Här är fyra som du kan kolla in närmare. De står i bokstavsordning – inte i rangordning.

1. Allego
www.allego.se

2. E-avrop
www.eavrop.se

3. Eniro upphandling
www.eniroupphandling.se

4. Licitio
www.licitio.se

På myndigheters och kommuners sajter
Du hittar ofta informationen i en egen rubrik på sajterna. Det brukar stå under ”Aktuella upphandlingar” och där kan du ofta ladda ner det s.k. förfrågningsunderlaget – alltså vad de är ute efter att köpa och vilka krav de ställer på det de ska köpa och på säljaren.

I tidningsannonser
Vid förenklat förfarande får annonser publiceras i tidningar, till exempel under förutsättningen att det inte begränsar konkurrens. Det innebär att annonsen kan finnas i en branschtidning eller i en större dagstidning.

I Europeiska databasen
Ibland måste myndigheten också annonsera för att den europeiska marknaden ska få tillgång till affären. De annonser i ”Tenders Electronic Daily” om upphandlingen ingår i kraven för:
• Förhandlat förfarande.
• Öppet förfarande.
• Selektivt förfarande.
(Se ordförklaring längst ner på sidan)

Undantag
Om en myndighet ska köpa något för mindre än 287 000 kronor (nuvarande gräns), så finns det inget lagkrav på att de ska annonsera även om de kan göra det. Det kallas att de gör en direktupphandling. I det här fallet får de vända sig till en eller flera leverantörer och begära in anbudsförslag direkt av dem. Här finns en chans för dig att tänka till på hur du ska göra ditt företag känt av myndigheterna, så att de vänder sig till dig vid direktupphandlingar.

Grattis, du har hittat en upphandling som gäller ditt företag – vad gör du nu?
Ditt första steg är att hämta hem förfrågningsunderlaget från databasen, kommunens hemsida eller på det sätt de anger att du ska göra det på. Förfrågningsunderlaget är ett dokument som beskriver det som ska köpas in och innehåller alla krav som myndigheten ställer på leverantören och på det som ska köpas in. Förfrågningsunderlaget beskriver också hur utvärderingen av anbuden går till och vilka andra villkor som gäller.

Hur vinner du upphandlingen?
När jag var 23 år och mycket fattigare fick jag en överraskning en vår när skattebeskedet kom. Jag skulle få tillbaka hela 1 500 kronor. Jag vet inte hur det fungerar nu, men då kunde man skriva en ansökan till Skattemyndigheten om att få tillbaka pengarna tidigare än i december. Jag blev så glad att jag skrev ett brev som var alldeles för personligt och trevligt. Jag minns att skälet jag gav dem för att jag skulle bli berättigad till snabbare skatteåterbäring var att jag skulle köpa en vårkavaj och gå ut och möta solen (eller något liknande idiotiskt). Två veckor senare kom brevet: Avslag! Jag missuppfattade helt enkelt myndigheter på den tiden. Det gör jag inte nu. Därför, gör som de säger att du ska göra när du skriver din offert. Missa inte en punkt. En upphandlande myndighet får inte acceptera ett anbud som inte uppfyller de krav och villkor som ställs i förfrågningsunderlaget.

Med andra ord kan du utgå från att ditt anbud möts av tjänstemän som bara letar efter skäl att kasta din offert i papperskorgen (snacka inte om vårkavajer, helt enkelt). Ring dem om något är oklart. Det är bättre att fråga tolv gånger än att slösa bort tiden på att göra fel. Några andra viktiga saker att veta:
• Anbud måste vara skriftliga, men kan ibland också lämnas elektroniskt vilket såklart kommer att bli standard i framtiden.
• Du är bunden av ditt anbud under anbudstiden.
• Du har mycket begränsade möjligheter att ändra eller rätta ditt anbud efter att du lämnat in det, så gör rätt från början. Däremot kan myndigheten begära kompletteringar i efterhand.
• Alla anbud är sekretessbelagda ända fram till att myndigheten meddelar vem som vunnit upphandlingen.
• Om ditt anbud förkastas har du rätt att få veta varför och vem som fått kontraktet.
• Den utvärderande myndigheten får inte öppna anbuden förrän efter sista anbudsdagen.
• En myndighet som tänker ingå kontrakt utan annonsering kan meddela det genom en särskild annons och om du har något emot deras avsikt för att du vill konkurrera om kontraktet, så kan du ansöka om s.k. överprövning inom tio dagar.
• Det är tillåtet för företag att lämna anbud i grupp för att ha ett starkare case.
• Myndigheter får inte gynna en viss leverantör, så glöm att argumentera för att du finns på orten och vilka fördelar det medför för näringslivet om du får jobbet.
• Det finns särskilda konsulter som kan hjälpa dig att göra bättre underlag för offentlig upphandling, men du kan också komma över gamla ansökningar direkt genom att fråga efter dem hos myndigheterna.

Vann du upphandlingen?
När alla anbud har prövats och ett eller flera anbud antagits, så måste myndigheten vänta med att teckna kontraktet med anbudsgivaren (dig) tills samtliga leverantörer har fått det s.k. tilldelningsbeslutet – och tills det har gått ungefär två veckor. Om en missnöjd leverantör begär överprövning i domstol förlängs tidsfristen tills ärendet är avgjort i domstolen. Tilldelningsbeslutet du får innehåller:
• Information om vem eller vilka som fått kontrakt och skälen till varför.
• Information om vilka omständigheter som den upphandlande myndigheten tagit hänsyn till.
• Period under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr).

Om du har lämnat ett anbud som uppfyllt alla krav, men inte har vunnit kan du begära att få information om varför från myndigheten.

Så vad ska du göra nu?
Mitt förslag är att slå dig fri i två timmar och gå in på några av de databaser som jag har listat och läser på lite mer. Du kan granska ditt eget område och se vilka möjligheter som faktiskt finns för dig att växa snabbare med allmänna pengar.


Ord- och begreppslista för offentlig upphandling
Det finns flera ord och begrepp som du kan stöta på och som känns byråkratiska och sömnframkallande (i alla fall för mig). Här är de och vad de innebär:

Direktupphandling
Om en myndighet ska köpa något för mindre än 287 000 kronor (nuvarande gräns), så finns det inget lagkrav på att de ska annonsera även om de kan göra det. Det kallas att de gör en direktupphandling. I det här fallet får de vända sig till en eller flera leverantörer och begära in anbudsförslag direkt av dem.

Förenklat förfarande
Innebär att alla leverantörer får delta i upphandlingen och köparen får förhandla med en eller flera anbudsgivare.

Förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget är ett dokument som beskriver det som ska köpas och innehåller alla krav som myndigheten ställer på leverantören och på det som ska köpas in.

Förhandlat förfarande
Innebär att köparen bjuder in utvalda leverantörer och förhandlar villkor med en eller flera av dem efter en kvalificering och ibland begränsning av antalet anbudssökande. Myndigheten bjuder sedan in minst tre kvalificerade att lämna anbud.

Konkurrenspräglad dialog
Konkurrenspräglad dialog handlar om att köparen vet vilket mål som ska uppnås, men inte riktigt hur och tar då hjälp av olika leverantörer för att komma fram till den lösning som är bäst.

Ramavtal
Ramavtal är ett avtal mellan en köpare och säljare om leveranser av en vara eller tjänst under en viss period, vanligtvis mellan ett och fyra år. Det tecknas för att köparen inte ska behöva göra en ny upphandling varje gång varan eller tjänsten behövs.

Selektivt förfarande
Innebär att alla leverantörer har rätt att delta, men bara de som väljs ut av köparen får lämna anbud. Inga andra anbud får prövas.

Urvalsförfarande
Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud och köparen bjuder sedan in vissa av dem som får göra det.

Tröskelvärde
Upphandlingar av en vara eller tjänst sker på olika sätt beroende på om värdet överskrider eller underskrider vissa tröskelvärden. Därför måste en upphandlare alltid börja med att beräkna det totala värdet av upphandlingen.

Öppet förfarande
I ett öppet förfarande får alla leverantörer lämna anbud. Den upphandlande myndigheten annonserar upphandlingen och intresserade leverantörer begär ut förfrågningsunderlaget. Förhandlingar med leverantörer får inte ske.