e-postpanik - så här blir du av med den

Vaknar du med ett skrik på natten av en dröm där du öppnade e-posten och hade 320 nya meddelanden?

Om det fanns en "Most wanted-lista" över tidstjuvar på kontoret så skulle e-post kvala in bland de första fem tidstjuvarna tillsammans med privatsurfande på nätet. Det är så lätt att fly från det man egentligen ska göra för att “bara kolla mailen först”. Jag är exakt likadan. Mailen och internet finns hela tiden där som ett ständigt sug. “Har hänt något?”. “Jag undrar hur debatten går på min favoritsida”. Det här är egentligen bara undanflykter för att slippa jobba med det där man har framför sig.

Så hur gör man för att bli effektivare med e-posten och inte låter den stjäla värdefull tid varje dag. Här kommer dina tips:

1. Om det inte är ditt jobb att tömma e-posten var och varannan kvart för att du har en webbutik eller liknande, skapa tid för e-posten två eller tre gånger per dag. Kolla om det är något viktigt du måste svara på nu. Är det inte det – jobba vidare med det du egentligen ska göra. Avsätt en särskild tid varje dag till att svara på e-post, helst under en tid när du inte är så produktiv. Skälet är såklart att varje e-postmeddelande distraherar dig och skickar dina tankar åt andra håll än där du bestämt att de ska vara. Att svara på e-post brukar inte kräva så mycket kreativitet.

2. När du sedan går igenom e-posten börjar du med att ta bort allt som är skräp så du bara har väsentliga saker kvar. Jag får ibland 200 e-postmeddelanden om dagen och om jag inte redan bestämt vilka meddelanden som var viktiga så skulle jag få en hjärtinfarkt inom en månad. Så är det. Det är många som vill saker och för att det här företaget ska finnas kvar så måste vi tjäna pengar. Med andra ord, allt som drar in pengar har första prioritet på jobbet. Enkelt. Cyniskt? Nej, det är ren överlevnad. Om jag lade all tid som andra vill att jag ska lägga ner på dem, så skulle jag aldrig träffa min fru och mina barn som har första prioritet efter klockan 17 varje dag och på helgerna. Vilka prioriteter har du?

3. Bestäm hur länge du ska svara på e-post idag. Ibland får du många meddelanden och kan bli sittande länge för att ta hand om saker. Då är det bra att säga till dig själv att “jag ska stänga ner det här klockan 1500. Då måste jag vara klar. Det finns något magiskt i att bestämma hur lång tid man har på sig med saker – de har en benägenhet att alltid bli klara. Fantastiskt. Och du gör det såklart efter prioritetslistan. Saker som inte blir klara, eller som inte känns prioriterade kan du lägga in en mapp du kallar fredagsmappen. Den lägger du tid på under fredag eftermiddag – om du hinner.

4. Ta dig tid att filtrera din e-post. Om du alltid får e-post från vissa personer eller avsändare kan du lägga in funktioner som gör att meddelanden direkt hamnar i rätt mapp, istället för att belasta inkorgen. Med egna mappar för sortering av alla meddelanden blir det lättare att hitta rätt senare
Du kan skapa mappar för olika avsändare så att e-posten hamnar direkt i en egen mapp.
”Mamma”, ”brorsan”, ”Irriterande men bra att ha”, kalla det vad du vill, men låt e-posten gå direkt till en egen mapp som du kan öppna när du har tid

5. Varje meddelande du öppnar ska du göra något med. jag brukar tänka på meddelanden som en boll på fotbollsplanen. Den ska framåt, inte vara hos mig. Någon annan ska ha bollen så vi får in den i mål någon gång.

6. Avboka prenumerationer på nyhetsbrev du inte läser direkt när du får dem. Respektabla avsändare har en länk att följa direkt till en avbokningssida.

7. Roliga historier, stöd för Afghanska kvinnor i nöd måste du få välja om du vill ha (jag tycker nog att det är bättre att betala en slant till ett postgiro än att veva runt ett mail till alla man känner för att döva samvetet). Säg till dem som skickar sånt här att du inte vill ha det om du blir störd.

8. Var försiktig med att börja skriva ut e-post. Jag vet folk som gör det för att de ska läsa senare. Det vanligaste är att de istället för att läsa får en stor hög med utskrivna meddelanden som bara bidrar till oordningen på skrivbordet.

9. Använd autoresponder på ett smart sätt. Normalt använder människor autoresponder bara till att meddela att “jag är på semester och kommer tillbaka den 24/6” och det är ju bra upplysningar men säg att du lägger dit information om var den som mailar kan få svar på det de undrar. De flesta av oss får ungefär samma typ av frågor från kunder och om det finns ett svar på de frågorna som kan automatiseras är det bra att använda det såklart. Du kan hänvisa till din sajt, till ett dokument som går att ladda ner eller referera till olika personer som har hand om specifika ärenden – allt beror på vad som passar det du jobbar med. När du sedan kollar e-posten kan du direkt se om det är något du behöver ta hand om eller om den som skrev antagligen redan fått svar på frågan utan att du behöver svara.

10. Och till sist. Alltid när du svarar eller skriver ett e-postmeddelande. Utgå från att alla i hela världen kan få läsa det eftersom det går att vidarebefordra. Skäll inte, prata inte skit om folk eller avslöja saker om dig själv. Svara inte argt när du är arg. Vad har det med att spara tid att göra? Allt, e-post kan skapa mycket tidskrävande problem om du använder den fel.