21 sätt att bli effektivare på jobbet

Den som blir effektivare på jobbet får också mer tid över till viktigare och roligare saker.


Här kommer 21 tips om hur du blir effektivare på jobbet

1. Hitta en bra fras att repetera för dig själv. Det är så lätt att börja tvivla på sig själv när man har mycket att göra och jag tyckte först den här metoden var lite pinsam eftersom jag är allergisk mot flum, men det fungerar. Min fras som jag säger till mig själv flera gånger varje dag är: ”Bra jobbat med x idag. Nu är jag ett steg närmare målet med y”. Det här är ett perfekt sätt att se vad man faktiskt har åstadkommit efter att man klev upp ur sängen.

2. Kom till jobbet tidigare än de andra. Du hinner komma igång ordentligt direkt och riskerar inte att fastna i det vanliga morgonsnacket.

3. Ha möten för att du behöver ha ett möte – inte för att det är tisdag.

4. När du vaknar på morgonen – bestäm en sak som du är riktigt entusiastisk över på jobbet och som du ska göra idag. Det ger en glad och positiv känsla som du tar med dig direkt.

5. Ifrågasätt alltid möten. Det finns konstruktiva och fantastiskt givande möten, men de flesta är helt meningslösa tycker jag. Man träffas och pratar om saker under lång tid som man kunde hanterat per telefon eller mail på fem röda sekunder. Bli en person som värdesätter tiden bättre.

6. Ställ in dig på att bli en person som accepterar tillfälliga försämringar om resultatet blir långsiktiga förbättringar. Många företag drar sig för att ändra på saker som inte fungerar bara för att de tycker att det blir för jobbigt under övergångstiden. Dumt tänkt. Tänk istället att det måste bli sämre innan det blir bättre.

7. Koppla en sak som du har svårt att komma ihåg till en stark vana du redan har. Till exempel: Du kan göra det till rutin att ta backup på datorn medan du städar skrivbordet på fredag eftermiddag.

8. Undvik gratis eller superbilliga prenumerationer på publikationer och nyhetsbrev som inte innehåller information som du verkligen har nytta av.

9. Varje gång du rör ett papper ska du se till så att innehållet kommer ett steg närmare målet.
Om du har bokat in ett möte långt i förväg, ring en dag innan och försäkra dig om att den du ska träffa verkligen kommer ihåg att ni ska träffas.

10. Om du rutinmässigt jobbar för mycket, kanske 60,70 eller 80 timmar i veckan, är det dags att börja skära ner på arbetstiden. Du kan börja med att gå en halvtimme tidigare varje dag i en vecka och fortsätta gå tidigare tills du kommer ner till normala 40 timmar.

11. Stoppa inkommande papper så långt du kan. Avbeställ kataloger du får, men aldrig använder, kontakta företag om du varit kund till förut, men inte längre handlar av och säg åt dem att sluta skicka reklam till dig. Ju mindre fysisk post du måste hantera varje dag, desto bättre.

12. Skriv ut så lite som möjligt. Ge dig själv färre saker att stoppa in i pärmar och slösa tid på.

13. Digitalisera ditt pappersarbete. Det tar mindre plats och du kan lättare nå informationen.

14. Börja använda en utomstående leverantör till att lagra digitaliserat material istället för att spara det på skivor och hårddiskar. Moln-lösningarna har kommit för att stanna.

15. Har du inte gjort det tidigare – börja betala räkningarna på nätet istället för att göra det fysiskt på banken.

16. Planera för att köpa från en och samma leverantör framöver. Det ger dig färre räkningar att hålla reda på och antagligen kan du också få bättre priser.

17. Planera för att kunna jobba hemifrån en eller ett par dagar i veckan med något du inte behöver komma till jobbet för att göra. Det gör att du vinner mer tid och sparar pengar.

18. Låt inte skräppost komma in på kontoret. Ha en återvinningspapperskorg direkt vid brevinkastet och släng skräpposten direkt när du får den istället för att bygga upp högar på ditt skrivbord.

19. Sortera inkommande papper direkt. Dela upp dem i passande kategorier som t ex ”Arkivera”, ”Agera på”, ”Vidarebefordra till” och ”Slänga”.

20. Organisera dina filer i datorn genom att skapa ett logiskt system av mappar, så att du inte behöver irra runt bland datorns hundratals filer varje gång du ska ha tag i något dokument.

21. Använd Pomodoro-tekniken. Den innebär att du:
1. Jobbar i 25 minuter.
2. Tar 5 minuters rast.
3. Repterera.
4. Efter två timmar tar du en längre rast på kanske 15-30 minuter.
Vinsten är att du bestämmer dig för att inte släppa in något annat just under dina arbetsperioder. Det smarta med det här är att om du bara har 25 minuter på dig att göra en sak, så blir du fokuserad och får jobbet gjort. Det här fungerar särskilt bra med tråkiga saker som måste göras.