12 viktiga tips om att delegera bättre

Delegering handlar inte bara om att du ska få mer tid över till viktigare saker, det handlar lika mycket om att få din personal att växa och bli mer inblandad och känna sig mer ansvarig för ert resultat. Det finns inget som motiverar mer än att ha egna insatser i ett jobb. Smarta chefer delegerar helt enkelt för att alla ska vinna.

Gammaldags chefer struntar i att delegera av de här skälen:
• Att det är lättare om jag gör det själv.
• Jag gör det bäst själv.
• Jag vet inte om jag kan lita på att han/hon gör det.
• Jag har inte tid att visa någon hur de ska göra det.
• Det finns ingen att delegera till.
• Jag vill göra det själv.
• Jag är den enda som vet hur det ska göras.
• Jag är en kontrollfreak och jag erkänner det (välkommen i klubben).

Om du har mycket att göra och säger så här ofta, är det stor risk att det står en vägg därute som bara väntar på att du ska dundra in i den – och som sagt – att din personal bara blir engagerad i sin lilla del – eller ännu värre – helt och hållet slutar att engagera sig.

Att delegera saker betyder att du låter andra vara med. Du låter andra känna att de är delaktiga i dina mål eftersom det också förvandlas till deras mål. Är inte det egentligen rätt smart? Folk jobbar inte bara för pengar. De jobbar för att känna sig viktiga, tillfredsställda, för att få utvecklas och bli utmanade (inte alla, det vet jag, men det finns guldklimpar som verkligen kan hjälpa dig om du bara låter dem göra det).


Men hur gör du det här, då? Här kommer dina tips:

1. Gör en lista på allt du skulle kunna delegera i ditt jobb. Bredvid varje uppgift skriver du ett namn på den bästa kandidaten att göra jobbet. Jobbar du ensam kan det vara en samarbetspartner eller en annan leverantör. Du letar inte bara efter personer som har kunskapen nu – det är kanske ännu viktigare att hitta dem som är motiverade och pålitliga. Som vill saker. Jag älskar folk som vill saker och om jag bara kunde skulle jag starta ett nytt samhälle bara med sådana människor. Vilket underbart liv vi skulle få ihop.

2. Matcha person med uppgift. Du vet väl att du smickrar en person när du ber dem att göra en sak som matchar eller förhöjer deras kunskapsfält? Folk som du och jag älskar att visa vad vi kan. En del jobbar bäst om du bara släpper dem lösa och andra behöver en klapp på axeln under resans gång, men levererar fantastiska resultat om du bara låter dem växa med uppgiften de får av dig. Du får inte bara ett jobb mindre att göra själv, du får även andra att bli tacksamma för att du låter dem få ta det ansvaret.

3. Ok, du är en kontrollfreak, jag vet (jag är också det). Det är därför du börjar med en mindre uppgift första gången. När den är klar ger du personen som gjort jobbet feedback och dig själv en klapp på axeln. Innan du delegerar jobbet, så ska du vara tydlig med vad du förväntar dig och du ska berätta det för den du delegerar till så att han/hon förstår. Berätta så att den du delegerar till förstår:
• Vad du förväntar dig för resultat.
• Vad du vill att de ska göra.
• Hur du vill att de ska göra det (om det är nödvändigt att göra det på ett visst sätt).
• Vad de behöver för att kunna göra det.
• När jobbet måste vara klart och deadlines för projektet under vägen så att du kan ha koll på hur allt går.
• Att den du delegerar till är ansvarig för att det blir klart i tid.

4. Släpp taget och ge den du delegerar till alla verktyg han/hon behöver för att göra jobbet hela vägen. Samma befogenheter som du själv har i samma jobb, helt enkelt. Om du ska informera någon om något så svara på frågorna: Vem? Varför? Hur? När? Vad? i din information. Fråga dig själv hur det du säger kan missuppfattas eller skapa oro hos den du informerar. Fråga dig själv vilka frågor en smart person skulle ställa sig själv när de får din information och väv in svaren i kommunikationen.

5. Höka inte! Låt den du delegerar till vara ansvarig och göra det här på egen hand, men se till att vara tillgänglig som stöd om det behövs. Nyckeln här är att inte delegera en uppgift, utan att få ett önskat resultat. Hur de gör det är deras sak. Att vara en bra coach innebär att du flyttar andras tillit till dig, till att de börjar lita på och räkna med sig själva. Det är därför du ska instruera och uppmuntra alla människor att bli sina egna chefer. Om du kan få folk runt omkring dig att bli det, så kommer de att använda mindre av din tid. Tiden du investerar för att få dem på banan kommer du att få flerfaldigt tillbaka.

6. Kom överens om hållplatser där ni träffas och kollar av hur det går. Håller de schemat? Har de resurserna som de behöver? Förstår de fortfarande vilket resultat du vill ha? Ge stöd, men undvik att göra jobbet. För att inte bli en jobbig typ kan du ställa öppna frågor som:
• Hur går det med broschyrerna?
• Vad gör du just nu och vad har hänt sedan sist?
Om jobbet släpar efter, fråga vad de behöver för att komma ikapp.

7. När jobbet är slutfört, utvärdera resultatet. Förvänta dig ett bra resultat, men inte perfektion. Det finns många sätt att nå samma resultat på och det är inte säkert att bara ditt sätt är det bästa. Du kanske till och med upptäcker att nya ögon på uppgiften kan göra underverk.

8. Ge den som gjort jobbet massor av uppskattning. Om du har gett tillräcklig bra instruktioner från början, så kommer det att gå bra, kanske bättre än om du gjort det själv. För att få andra att vilja göra jobbet åt dig, måste du visa att du uppskattar och belönar det. Det kan handla om allt från ett uppriktigt tack till högre lön, bonusar eller ett nytt jobb. Eller varför inte ge dem ledigt eller se till att alla andra får veta vad den här personen åstadkommit i ett nyhetsbrev eller på ett möte.

9. Se till så att dina medarbetare jobbar med det de verkligen är bra på. Om det finns uppgifter som dina talanger hatar, så kommer det att sänka deras motivationslust. Kan någon annan göra det istället?

10. Delegera möjligheterna att påverka, inte bara en arbetsuppgift
När jag hade mitt första jobb som artonåring sa min chef så här ibland: ”Nu, Stefan, ska du få ett riktigt finjobb”. Hans finjobb handlade alltid om att slå sönder kartonger, städa något eller byta olja på hans bil – alltså riktiga ”fuljobb”. Det vanliga när det handlar om delegering är just att det är ”finjobb” som läggs ut på andra. Om du ska få personalen med dig, måste du också låta folk göra roliga och utvecklande jobb som de inte provat på förut. Låta dem växa, helt enkelt.


11. Viktigt att tänka på
• Se till så att du själv har rätt kunskaper för att coacha andra.
• Om delegeringen inte fungerar måste du fråga dig själv vad du gör för fel.
• Att släppa ifrån sig jobb och ge andra förtroende blir lättare ju mer du gör det.
• Ge inga råd om din medarbetare klarar sig utan.
• Uppmuntra initiativ och låt folk ta hand om sina egna idéer.
• Välj att delegera till personer som är starka nog att säga emot dig.
• Var tydlig med ansvaret och vem som har det och för vad.
• Jobba för att skapa en arbetsmiljö som hyllar framgång, men inte skapar skuld för motgångar.
• Se till att dina medarbetare inte tar på sig för mycket, så att resultatet blir lidande.

12. Att fråga dig själv inför den här uppgiften om delegering är nytt för dig:
• Finns det någon som skulle kunna, och borde, göra ett viktigare jobb?
• Har alla mina medarbetare åtminstone en uppgift som utvecklar deras kunskaper?
• Kan alla mina medarbetare göra flera olika saker och om inte, vad ska jag göra för att det blir så?
• Gör jag vissa saker bara för att jag är den ende som kan göra dem?