12 tips om att bli effektivare på jobbet

Effektivitet är ett så tråkigt och stelt ord, men vinsten med att bli effektivare är att få mer tid över. När jag tänker så blir det där militäriska ordet mycket intressantare. Här kommer tolv enkla tips du kan börja med redan idag för att få de där eftersträvansvärda luckorna i kalendern.

1. Det hjälper alltid till att ta reda på hur du använder din tid idag. Därför, håll koll på exakt hur du utnyttjar din tid under ett par veckor. Låter det tråkigt? Okej, gör det i ett par dagar då, så kommer du i alla fall att få samma överraskning. Jag slår vad om att du kommer att upptäcka att du investerar den mesta tiden på människor eller saker som egentligen inte är så viktiga för dig eller för dina mål.

2. Fokusera på att påbörja uppgifter snarare än att avsluta dem. Den största utmaningen för de flesta brukar vara att ta ett första steg och när det är gjort rullar det oftast på – erkänn att du känner dig stolt över dig själv när du väl har gjort klart en sak.

3. Varje dag händer oväntade saker. Räkna med det och avsätt tid till ”hoppsan-saker”. Låt helt enkelt inte de här ”utryckningarna” eller ”bråttomsakerna” förstöra resten av din dag. Planera för dem, gör något åt dem och gå tillbaka till det du har planerat att göra.

4. Lär dig att tänka på papper. Att skriva ner saker minimerar både förvirring och stress. Skriv ner dina mål, att-göra-listor, men skriv även ner problem som du jobbar med. Du kommer att upptäcka att bara det faktum att du skriver ner saker på papper ofta gör situationen klarare. Att försöka hålla allt i huvudet belastar bara hjärnan i onödan.

5. Kategorisera din att-göra-lista i A, B och C-saker. A är de viktiga saker som är avgörande för att du ska nå dina mål. B är också viktiga, men inte avgörande och C är saker som skulle vara bra att ha gjorda om du får tid över. Börja med dina A-uppgifter och jobba dig neråt till saker som skulle vara bra att göra.

6. Skapa en ”prat-fil” för din chef, för dina medarbetare och till och med för dina kunder. Idén är att skriva ner vad du behöver prata med folk om och bara göra det direkt om det är viktigt. Om det inte är så viktigt kan du samla ihop minst två saker du behöver prata med någon om innan du kontaktar personen ifråga.

7. Skaffa ett gammalt hederligt spiralblock, skriv datum och samla alla dina noteringar om olika saker i det blocket som referens för framtiden. Sluta skriva på lösa papper och notisar som ändå bara försvinner.

8. Prova något nytt. Läs manualen till dina nya elektroniska manicker ordentligt. Du kommer att hitta funktioner som du själv aldrig annars hittar och som kan hjälpa dig att få saker och ting bättre, snabbare och enklare gjorda.

9. Ta en kurs i snabbläsning eller läs en bok om principerna bakom snabbläsning, så kommer du att kunna sortera bort fluffet i all information som du plöjer varje dag.

10. Hur har du det med dina lösenord? Är de svåra att komma ihåg? Förenkla dina lösenord, så att de blir mer logiska och lättare att komma ihåg. Att försöka komma ihåg lösenord är frustrerande och ett helt meningslöst sätt att spendera värdefull tid på.

11. Ta två timmar på en lördag till att organisera om dig själv. Det här är smart eftersom du inte befinner dig på arbetsplatsen och kan se på arbetsuppgifterna med friskare ögon och ur ett helt annat perspektiv Det du ska leta efter är områden som du kan förbättra på ett enkelt sätt. Det finns alltid öppningar för att göra saker enklare till nästa vecka.

12. Skapa en tyst lucka varje vecka som är till för planering. Låt alla veta att din stängda dörr betyder ”stör ej”

Små tips som kan göra skillnad...