Smarta tips om hur du genomför en bra avgångsintervju

Avgångsintervju - lär dig av dem som slutar.

Många chefer missar att göra en bra avgångsintervju med personal som slutar på jobbet. De missar att fånga upp information som kan leda till förbättringar och de missar att få höra den upplevda sanningen av någon som inte har något att förlora på att berätta den.

Avgångsintervju – här är vad du vinner
• Du får en chans att bli sams med en arg medarbetare som kanske annars slutar med hämnd i tankarna.
• Du visar att företaget har en kultur baserad på lärande och att ni välkomnar kritik så att ni kan bli bättre i framtiden.
• De som är med under intervjun får erfarenhet av att höra och hantera feedback, hur den än ser ut.
• Resultatet av intervjun ger dig massor av kunskap om vad som kan behöva förändras/förbättras på företaget för att personalen ska må bra och bli bättre motiverade.
• Du får värdefull information om hur du blir bättre på att rekrytera och introducera ny personal, så allt blir rätt från början.
• En avgångsintervju kan ge dig chansen att behålla en värdefull medarbetare som annars skulle sluta. Många företag ger upp för tidigt och accepterar bara en uppsägning utan att diskutera igenom och verkligen testa den anställdes beslut att lämna företaget.
• Många anställda som slutar är personer som företag verkligen skulle vilja behålla. Därför blir en avgångsintervju en viktig signal till vad ni egentligen erbjuder duktiga människor. Duktiga människor slutar ofta för att utvecklingsmöjligheterna saknas. Även om du inte kan rädda kvar den här personen, så finns det andra som du behöver planera framtiden för i företaget. Annars är risken överhängande att samma sak händer igen.

Själva intervjun
Avgångsintervjuer brukar ske ansikte mot ansikte, men det är inte heller fel att göra det på andra sätt. Jag får ibland känslan av att många människor har mer telefonmod än mod ansikte mot ansikte, så överväg hur du gör beroende på vem du ska prata med. Just det här med telefonmod förstod jag först för något år sedan när jag såg en komediserie där en man (Alan Harper i ”Two and a Half Men") alltid sa vad han tyckte till sin exfru per telefon, men alltid kröp för henne ansikte mot ansikte.

Jag började tänka på människor i min omgivning, på jobbet och folk jag mött och insåg att många svenskar har störst mod i telefonen. Det gäller så klart inte alla. Att träffas kan för en del kännas mer respektfullt, men för andra (som kanske är arga) är det lättare att slippa träffas under samtalet. Du måste avgöra på vilket sätt du får ut mest vettig information från samtalet. En blyg medarbetare kanske föredrar att ge sin feedback i ett frågeformulär som han/hon kan lämna in samma dag som han/hon slutar. Här är verkligen en nyckel till vilken kvalitet på informationen du vill ha – att de anställda får lämna den på ett sätt som de känner sig trygga med.

Om du gör intervjun ansikte mot ansikte handlar ditt jobb om att lyssna snarare än att prata. Ge den anställde tid och utrymme för sina svar. Håll dig lugn och stå emot lusten att argumentera och försvara. Ställ öppna frågor som börjar med Vad/Hur/Varför istället för frågor som man kan besvara med ja eller nej. När och Var är också en bra början på frågor. Däremot är det bra att undvika Vem-frågor eftersom de antyder häxjakt och ett sökande efter vems fel något är. Dessutom är det känsligt för den du intervjuar att skicka skuld och hänga ut folk till höger och vänster om han/hon inte är hämndlysten och vill göra illa någon. Då förstör du också intervjuns syfte eftersom du lockar fram ilska hos den intervjuade. Se till att leta fram det konstruktiva, det som kan hjälpa till att få fram viktig information istället för att leta efter syndabockar.


Här är exempel på frågor du kan ställa:
• Varför har du bestämt dig för att sluta på företaget?
• Tog du upp problemet du upplevde (om något specifikt är skälet) med någon i företaget innan du bestämde dig för att sluta?
• Var det någon enskild händelse som gjorde att du bestämde dig?
• Finns det något speciellt som din nya arbetsplats har erbjudit dig som gjorde att du tog steget över till dem?
• Vad tycker du är bra med det här företaget?
• Vad tycker du är dåligt med det här företaget?
• Hur har du upplevt din relation till din närmaste chef? Vad var bra? Vad var mindre bra?
• Vad tycker du att din närmaste chef skulle göra för att förbättra sin ledarstil?
• Vad tycker du generellt om ledarskapet i det här företaget? Vad skulle kunna bli bättre?
• Vad har du gillat mest med ditt jobb?
• Vad har du gillat minst med ditt jobb? Vad skulle du förändra?
• Känner du att du har haft tillräckliga resurser och stöd för att kunna utföra ditt jobb här på ett tillfredsställande sätt? Om inte, vad har du saknat?
• Vad skulle du säga om motivationen hos det här företagets personal? Tycker du att vi gör tillräckligt för att motivera alla? Om inte, vad skulle kunna förbättras?
• Känner du att du har haft tydliga mål i ditt jobb och att du har vetat vad som förväntades av dig på jobbet?
• Har du fått tillräcklig och vettig feedback i jobbet?
• Har du känt att du har förstått din roll i att nå företagets mål?
• Har ledningen brytt sig om och hjälpt dig att utvecklas professionellt och personligt för att nå dina egna karriärmål? Om inte, vad kunde vi ha gjort bättre?
• Vad skulle, enligt din mening, kunna förbättras för att göra det här företaget till en bättre arbetsplats?
• Vilka nyckelkvaliteter tycker du att vi ska leta efter hos den person som ersätter dig?
• Vad skulle få dig att överväga att jobba för det här företaget igen i framtiden? Skulle du rekommendera det här företaget som en bra arbetsplats till dina vänner och familj?
• Har du något annat att tillföra som hjälper oss att förstå varför du slutar, hur vi kan bli bättre och vad vi kan göra för att bli ett bättre företag och en bättre arbetsplats?


Och vad gör du sedan?
Avsluta mötet positivt genom att tacka för den värdefulla informationen och berätta vad du kommer att göra med den. Önska din f.d anställde lycka till i framtiden. Nu har du ett material i din hand att ta på allvar. Stäng in dig i ditt rum och läs igenom svaren och fundera över vad som känns relevant, vilka ömma punkter som finns och hur du ska använda den information du har fått för att göra förbättringar, både nu och i framtiden.

Glöm inte
Avgångsintervjuer är nyckeln till förbättringar eftersom du sällan får så ärlig feedback från dina nuvarande anställda. Håller du med om det jag just sa? I så fall har du ett allvarligt problem som handlar om bristande kommunikation (där åkte du dit). Vill du verkligen ha ett företag där de anställda säger vad de tycker först när de säger upp sig? Klart att du inte vill! Just därför är det viktigt att alltid jobba för att ditt företag hela tiden ska kunna erbjuda flera olika möjligheter till att uttrycka sig och tycka till om saker. Det är det allra bästa sättet att hålla de bästa i personalen kvar.